Registro militar en una empresa: organizar el trabajo, superar la inspección, afrontar las multas

Qué sucede

En la mayoría de las empresas el registro militar recae sobre un empleado de recursos humanos como tarea adicional. Ninguna orden designa a nadie, no se aprueba un plan de trabajo, las fichas de registro se llenan como se puede y no se informa nada al comisariado militar. Hasta que aparece una inspección, nunca parece urgente.

Luego llega un requerimiento o una notificación de conciliación y resulta que los datos de la empresa no coinciden con los del comisariado: alguien se fue hace dos años, alguien no tiene asiento de inscripción, parte del personal nunca se registró. Cada infracción conlleva su propia multa, y se sanciona tanto a la empresa como al responsable.

Una tarea aparte es la del director que no alcanza a ver el alcance de la obligación. Hay que saber quién lleva los registros, qué documentos son obligatorios, qué debe comunicarse al comisariado militar al contratar y al despedir y en qué plazo, y qué datos puede pedir a un empleado y cuáles no.

Qué dice la ley

• La obligación de llevar el registro militar de los empleados recae sobre la empresa conforme a la ley sobre el deber militar y el servicio militar (Ley Federal 53-FZ), con independencia del número de trabajadores.
• El responsable se designa mediante una orden del director. El volumen de trabajo y el número de responsables dependen de cuántos empleados figuren en el registro.
• La empresa debe comunicar al comisariado militar la contratación y el despido de los empleados inscritos, y los cambios en sus datos, dentro de los plazos fijados por el artículo 8 de la Ley Federal n.º 53-FZ «Sobre el deber militar y el servicio militar» y el Reglamento sobre el registro militar (Resolución del Gobierno n.º 719 de 27 de noviembre de 2006).
• El mínimo obligatorio es la orden de designación, el plan de trabajo, las fichas de registro de los empleados y el libro de inspecciones y conciliaciones.
• Las infracciones conllevan multas administrativas, que se imponen por separado a la empresa y al responsable, y por separado por cada episodio.
• La resolución que impone una multa puede recurrirse en el plazo de diez días desde la recepción de una copia, ante el órgano superior o ante un tribunal.

Qué hacemos

• Auditamos su función de registro militar: las órdenes, las fichas de registro y la correspondencia con el comisariado militar, y detectamos las lagunas antes que una inspección.
• Redactamos un conjunto de documentos adaptado a su empresa: la orden de designación, el plan de trabajo, el procedimiento de las fichas de registro y los formularios de notificación.
• Instruimos a recursos humanos sobre el procedimiento de contratación, despido y cambios de datos, incluidos los plazos para comunicarlos.
• Preparamos a la empresa para la conciliación y la inspección, ordenando los documentos y participando en el trato con los inspectores.
• Recurrimos las resoluciones que imponen multas a la empresa y a sus responsables, invocando los plazos de prescripción y la falta de pruebas.
• Asesoramos sobre el límite entre el registro militar y la protección de datos: qué datos de los empleados puede solicitar y transmitir.

Qué necesitamos de usted

• Un extracto del registro de personas jurídicas y las cifras de su plantilla.
• La orden de designación del responsable del registro militar y su descripción de funciones, si existen.
• Las fichas de registro de los empleados y la plantilla de personal.
• La correspondencia con el comisariado militar: requerimientos, notificaciones de conciliación y los informes que usted envió.
• El acta de inspección, el acta de infracción y la resolución de la multa, si ya hubo una inspección.
• Los documentos de recursos humanos de los empleados en cuestión: órdenes de contratación y despido y copias de sus documentos de registro militar.