Registro en la oficina: qué hacer en los primeros treinta minutos

Un registro empieza sin aviso, por definición. Por eso lo único que funciona de verdad es una secuencia de pasos que el personal ya conozca y un único número de teléfono al que llamar de inmediato.

Qué se presenta en la puerta

El investigador presenta una resolución que ordena el registro. Para el registro de un domicilio se exige una autorización judicial. Para locales no residenciales de una organización no hace falta autorización judicial: basta la resolución del investigador.

Lo primero es leer el documento y anotar los datos: quién lo emitió, en qué causa penal, con qué fundamento, qué se busca exactamente, qué dirección figura. La dirección importa: el registro se realiza en una dirección concreta, y ampliarlo a locales vecinos es ilícito.

Debe entregarse una copia de la resolución. Si no se entrega, se hace constar en las observaciones anexas al acta del registro.

Quién puede estar presente

El registro se realiza en presencia de un representante de la organización. Los testigos de actuación son obligatorios, salvo que se use videograbación.

El abogado tiene derecho a estar presente. El investigador no está obligado a esperar a que llegue, pero la petición de que participe el defensor debe constar, y cualquier negativa debe reflejarse en el acta. En la práctica, una llamada al abogado y una anotación de la hora de esa llamada cambian el tono de lo que sigue.

El personal puede permanecer en los locales, pero el investigador puede restringir sus movimientos y su comunicación entre sí. Eso es lícito.

Qué se puede y qué no se puede hacer

No debe obstruir. Cerrar puertas con llave, esconder documentos, sacar equipos: eso crea un delito aparte y destruye cualquier defensa.

No debe borrar datos. Los archivos borrados durante un registro se recuperan y se hacen constar. Es la peor decisión posible.

Puede, y debe, registrar lo que ocurre. Anote la hora de inicio, quiénes estaban presentes, qué se examinó, qué se incautó. La videograbación no está prohibida por la ley, pero el investigador puede restringirla invocando el secreto de la investigación; en ese caso, registre todo por escrito.

Puede formular observaciones. Todo lo que parezca una infracción se incluye en el acta del registro, en el apartado de observaciones. Las objeciones verbales no existen.

Puede exigir que participe un especialista en la incautación de soportes de almacenamiento electrónico: la ley lo prevé expresamente.

Soportes de almacenamiento electrónico

Hay una regla específica: un especialista participa en la incautación de soportes de almacenamiento electrónico. A petición del propietario o del poseedor de la información, el especialista copia la información en otros soportes, siempre que ello no obstaculice la investigación.

La conclusión práctica: la solicitud de copia debe hacerse por escrito y de inmediato. Una empresa a la que se le han incautado los servidores sin dejarle copias se paraliza durante semanas.

Los teléfonos personales de los trabajadores se incautan si están mencionados en la resolución o si hay motivos para creer que contienen información relevante. El trabajador no está obligado a revelar contraseñas: artículo 51 de la Constitución.

El acta del registro

Léala completa antes de firmar. Compruebe: la lista de objetos incautados con sus rasgos identificativos individuales, las cantidades, el embalaje y el precintado, las horas de inicio y de fin y todas las personas que participaron.

Una línea que diga "documentos incautados, una caja" es un defecto que después impide establecer qué se llevaron realmente. Exija un inventario o haga constar una observación de que no lo hay.

Se entrega una copia del acta al representante de la organización.

Después del registro

En un plazo de veinticuatro horas, establezca con exactitud qué se incautó y evalúe el efecto en la actividad: qué documentos hacen falta para las obligaciones en curso, qué datos se han perdido.

Prepare una solicitud de devolución de los bienes ajenos a la causa y de copias de los documentos incautados. El investigador está obligado a hacer copias a petición, siempre que ello no obstaculice la investigación.

En paralelo, evalúe la naturaleza de lo que ocurre: un registro vinculado con una contraparte, un registro en una causa en la que la empresa es la parte perjudicada o un registro en una causa en la que el interés recae en la dirección. La estrategia depende de la respuesta, y rara vez es evidente el primer día.

Qué preparar de antemano

Una instrucción de una página: a quién llamar, quién recibe a los investigadores, quién registra lo que ocurre, qué decir al personal. Un responsable designado y un suplente. Un sistema de custodia de documentos en el que las pertenencias personales de los trabajadores no se mezclen con las de la empresa. Copias de seguridad de los datos guardadas fuera de la oficina.

No es paranoia. Es como un simulacro de incendio: inútil hasta el día en que se convierte en lo único que funciona.

Este material es solo informativo y no sustituye el asesoramiento sobre un caso concreto.

Si los investigadores han llegado con una orden de registro, o si desea preparar a su empresa con antelación, escríbanos. La primera consulta es gratuita cuando se firma un convenio de prestación de asistencia jurídica.

Dmitry Malyutov — abogado, presidente del Colegio de Abogados de Moscú «Kovalev, Malyutov, Tsypkalo y Asociados»